AVG
Emmeloord, November 2019.
Beste bezoeker,
Judith van Tilburg vindt het belangrijk dat haar dienstverlening transparant, persoonlijk en betrouwbaar is. De persoonsgegevens die Judith van Tilburg verzameld worden alleen gebruik voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt en zijn in overeenstemming met de Algemene Verordening gegevensbescherming. Waar gesproken wordt over een huwelijksvoltrekking wordt ook Geregistreerd Partnerschap of ceremoniële verbintenis bedoeld.
1. Verkrijgen van gegevens
Persoonsgegevens en contactgegevens worden verkregen via het bruidspaar of via een derde met toestemming van het bruidspaar.
2. Gebruik van gegevens
Om een huwelijk te kunnen voltrekken zijn de gegevens van een bruidspaar voor verschillende doeleinden noodzakelijk:
- Bij een wettig huwelijk is de buitgewoon ambtenaar van de burgerlijke stand hoofdelijk aansprakelijk. Om die reden is het belangrijk om een identiteit te kunnen vaststellen. Hiervoor is het controleren van een identiteitsbewijs voldoende en worden er geen kopieën gemaakt, gevraagd of opgeslagen.
- Als zelfstandig trouwambtenaar is het verplicht een boekhouding bij te houden. Om een factuur te kunnen sturen zijn naam en adresgegevens nodig. De boekhouding dient zeven jaar te worden bewaard.
- Om contact met het bruidspaar te onderhouden is het van belang naam, emailadres en telefoonnummer op te slaan in een digitaal adresboek. Deze worden maximaal 1 jaar na de trouwceremonie uit het digitaal adresboek verwijderd.
- Indien op verzoek van het bruidspaar ook contact gezocht wordt met familie of vrienden, worden deze gegevens na de plechtigheid vernietigd en/of verwijderd.
- De persoonlijk informatie van het bruidspaar wordt verwerkt tot een speech. Na de huwelijksvoltrekking worden aantekeningen vernietigd en de speech geanonimiseerd.
- Wanneer een bruidspaar een review schrijft worden voornaam, trouwlocatie en trouwdatum gepubliceerd op Judithvantilburg.nl. Deze informatie kan worden opgenomen in zoekmachineresultaten. Judith van Tilburg publiceert de review alleen na goedkering en toestemming van het bruidspaar. Het bruidspaar behoudt altijd het recht deze informatie te laten verwijderen of anonimiseren.
Conform de AVG mogen geen gegevens worden opgeslagen die niet noodzakelijk zijn. Voor de voltrekking van het huwelijk zijn slechts naamgegevens nodig. Verdere persoonsgegevens staan op de akte vermeld welke via de gemeente wordt verkregen. Deze akte wordt opgeslagen in de registers van de burgerlijke stand. Indien voor een ceremoniële verbintenis een certificaat wordt gemaakt, bepaald het bruidspaar zelf welke gegevens zij hiervoor verstekken. Deze gegevens worden direct na de ceremonie verwijderd.
3. Bewaren van gegevens
Uitsluitend gegevens die om wettelijke redenen dienen te worden bewaard, worden digitaal opgeslagen. Digitale bestanden kunnen op verschillende manieren worden benaderd. Hiervoor is een goede beveiliging van de computer, tablet en mobiele telefoon middels virusscan en wachtwoordbeveiliging een vereiste. Dit betekend dat de virusscan altijd up-to-date zijn en een wachtwoord regelmatig, minimaal jaarlijks, dient te worden gewijzigd.
4. Vernietigen van gegevens
Indien gegevens op papier staan worden deze, zodra gebruik hiervan niet meer noodzakelijk is, vernietigd. Hiervoor wordt een papiervernietiger gebruikt. Documenten die digitaal verkregen zijn worden, zodra gebruik hiervan niet meer noodzakelijk is, gewist.
5. Informatie, inzage en correctie
Een bruidspaar heeft ten alle tijden recht op informatie, inzage en correctie van de gegevens die zij verstrekt hebben.
6. In geval van datalek
Indien gegevens onbevoegd in handen van derden zijn gekomen, zal hiervan direct bij het constateren hiervan een melding worden gemaakt bij de persoon/personen wie dit betreft en bij de autoriteit persoonsgegevens.
7. Website
Op het gebruik van judithvantilburg.nl is een cookiebeleid van toepassing.
Met vriendelijke groeten,
Judith van Tilburg-Mossel
Zelfstandig Trouwambtenaar.